Privacyverklaring MFORZ

1. Wie zijn wij?

MFORZ is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring, voor zover het gaat om persoonsgegevens van websitebezoekers, prospects, klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door MFORZ als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld wanneer u:

• onze website bezoekt;
• contact met ons opneemt;
• een formulier invult;
• een offerte aanvraagt;
• klant wordt;
• zich aanmeldt voor nieuwsbrieven, events of downloads;
• met ons communiceert over onze diensten.

Bij werkzaamheden die wij uitvoeren namens klanten, bijvoorbeeld in CRM-, automatiserings-, analytics- of AI-omgevingen van opdrachtgevers, is meestal die opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en treedt MFORZ op als verwerker. In dat geval geldt voor die verwerking in beginsel de privacyverklaring van de betreffende opdrachtgever.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van het contact dat wij met u hebben, kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam;
• functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adresgegevens;
• IP-adres;
• inhoud van berichten, aanvragen en correspondentie;
• offerte- en klantgegevens;
• technische gegevens over uw gebruik van onze website, zoals browsertype, apparaatinformatie en bezochte pagina's;
• overige persoonsgegevens die u zelf aan ons verstrekt.

4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u:

• een contactformulier invult;
• ons belt of e-mailt;
• een offerte of kennismaking aanvraagt;
• zich aanmeldt voor een nieuwsbrief, event of download;
• klant of leverancier wordt.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens automatisch verzamelen via onze website, bijvoorbeeld via functionele cookies, analytische cookies, serverlogs en soortgelijke technieken.

5. Voor welke doeleinden en op welke grondslagen verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend als daarvoor een geldige grondslag bestaat. Onder de AVG zijn dat bijvoorbeeld uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of toestemming.

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Contact en beantwoording van vragen

Om contact met u op te nemen naar aanleiding van een aanvraag, bericht of kennismaking.
Grondslag: gerechtvaardigd belang of het nemen van precontractuele stappen.

Offertes, overeenkomsten en uitvoering van diensten

Om offertes op te stellen, opdrachten uit te voeren, support te leveren, projecten te beheren en onze dienstverlening mogelijk te maken.
Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.

Relatiebeheer en zakelijke communicatie

Om klantrelaties te onderhouden, vervolgcontact te verzorgen en serviceberichten te sturen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Nieuwsbrieven en marketingcommunicatie

Om u nieuwsbrieven, updates, uitnodigingen of commerciële informatie te sturen over onze diensten.
Grondslag: toestemming, of waar wettelijk toegestaan op basis van een bestaande klantrelatie.

Verbetering van website, dienstverlening en beveiliging

Om websitegebruik te analyseren, de website te verbeteren, prestaties te meten en misbruik of beveiligingsincidenten te voorkomen.
Grondslag: gerechtvaardigd belang en, waar wettelijk vereist, toestemming.

Wettelijke en administratieve verplichtingen

Om te voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen.
Grondslag: wettelijke verplichting.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren met partijen die ons ondersteunen bij:

• CRM- en bedrijfssoftware;
• automatisering en integraties;
• websitehosting en e-mailhosting;
• analytics en rapportage;
• administratie en facturatie;
• nieuwsbrief- en communicatietools;
• IT-beheer, beveiliging en back-up.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Wij verkopen persoonsgegevens nooit aan derden.

7. Internationale doorgiften

Het kan voorkomen dat persoonsgegevens worden verwerkt door dienstverleners buiten de Europese Unie of Europese Economische Ruimte, of dat gegevens vanuit die landen toegankelijk zijn. In dat geval zorgen wij ervoor dat doorgifte alleen plaatsvindt als dit is toegestaan onder de toepasselijke privacywetgeving, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals Standard Contractual Clauses.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

• contactverzoeken en algemene correspondentie: maximaal 12 maanden na afhandeling, tenzij daaruit een klantrelatie ontstaat;
• offerteaanvragen en prospectgegevens: maximaal 24 maanden na het laatste relevante contact, tenzij eerder verwijdering wordt gevraagd of een overeenkomst tot stand komt;
• nieuwsbriefgegevens: totdat u zich uitschrijft of totdat wij vaststellen dat de gegevens niet langer actueel zijn;
• klant- en projectgegevens: gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna zolang nodig voor administratie, bewijsvoering, support en nazorg;
• facturen en fiscale administratie: minimaal 7 jaar, voor zover wettelijk vereist;
• log- en beveiligingsgegevens: niet langer dan noodzakelijk voor beveiligings- en beheerdoeleinden.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Meer informatie hierover vindt u in onze aparte cookieverklaring.

Voor zover wettelijk vereist vragen wij vooraf toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies, in het bijzonder tracking- en marketingcookies.

10. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Denk daarbij onder meer aan:

• toegangsbeperking op basis van noodzaak;
• beveiligde verbindingen;
• sterke wachtwoorden en waar mogelijk multifactor-authenticatie;
• periodieke updates en beveiligingsmaatregelen;
• zorgvuldige selectie van leveranciers en verwerkers.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

MFORZ kan gebruikmaken van automatisering, rapportage en AI-functionaliteiten om processen efficiënter te laten verlopen, bijvoorbeeld voor analyses, samenvattingen, conceptteksten, classificatie of workflowondersteuning.

Wij nemen niet zonder menselijke tussenkomst besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanzienlijk treffen, tenzij dit uitdrukkelijk is vermeld en daarvoor een geldige wettelijke basis bestaat.

12. Uw rechten

U heeft onder de AVG onder meer de volgende rechten:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op verwijdering;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover van toepassing;
• recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• recht van bezwaar tegen direct marketing;
• recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken;
• recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

U kunt een verzoek sturen naar info@mforz.com. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen uw identiteit op passende wijze te verifiëren.

13. Klachten

Als u een klacht heeft over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, horen wij dat graag eerst van u zodat wij kunnen proberen het op te lossen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als wetgeving verandert of als onze dienstverlening wijzigt. De meest actuele versie staat altijd op onze website.