Vanaf hoeveel medewerkers loont het?
De rekensom gaat niet over medewerkers maar over abonnementen. Tel op wat je nu per maand betaalt aan losse software: CRM, e-mail, projecttool, documentopslag, facturatie, formulieren, nieuwsbrieftool, planningstool.
Kom je boven de vijf abonnementen uit, dan is het de moeite waard om door te rekenen. Zit je op twee of drie, dan waarschijnlijk niet.
Bij organisaties rond de tien medewerkers zie ik dat het meestal uitkomt, soms gunstiger dan verwacht, omdat mensen vergeten hoeveel kleine abonnementen er zijn bijgekomen.
Welke apps gebruik je als eerste?
Begin met drie, niet meer.
CRM, omdat daar je klantrelatie zit en omdat het de kern is waar de rest aan hangt.
Mail, omdat die koppeling met CRM direct iets oplevert: correspondentie staat automatisch bij de juiste klant.
WorkDrive, omdat documenten zoeken in een gedeelde map of in iemands mailbox de meest verspilde tijd in een klein bedrijf is.
Drie apps, een inlog, een klantbeeld. Dat is al meer samenhang dan de meeste kleine bedrijven hebben.
| Vraag | Kort antwoord | Verdieping |
|---|---|---|
| Vanaf hoeveel medewerkers loont het? | De rekensom gaat niet over medewerkers maar over abonnementen. | Lees verder |
| Welke apps gebruik je als eerste? | Begin met drie, niet meer. | Lees verder |
| Wat kun je later aanzetten? | De volgorde die in de praktijk goed werkt, na die eerste drie: Facturatie via Books, zodra je offertes en facturen aan dezelfde klantrecords wilt hangen. | Lees verder |
| Wat zijn de valkuilen bij een klein team? | Alles tegelijk aanzetten. | Lees verder |
| Wat levert het op bij een klein team? | De winst zit zelden in tijdsbesparing per handeling. | Lees verder |
Wat kun je later aanzetten?
De volgorde die in de praktijk goed werkt, na die eerste drie:
Facturatie via Books, zodra je offertes en facturen aan dezelfde klantrecords wilt hangen. Projecten, zodra je werk uitvoert dat over meerdere weken loopt. Desk, zodra klantvragen niet meer in een mailbox passen. Analytics, zodra je vragen hebt die je niet in een app kunt beantwoorden.
Zet niets aan omdat het inbegrepen is. Zet iets aan omdat je er een probleem mee oplost.
Wat zijn de valkuilen bij een klein team?
Alles tegelijk aanzetten. Je team krijgt dan twaalf nieuwe applicaties en gebruikt er uiteindelijk twee, waarvan een verkeerd. Gefaseerd invoeren duurt langer en blijft hangen.
Geen eigenaar. In een klein bedrijf is niemand verantwoordelijk voor de inrichting, en dus wordt het naast ander werk gedaan. Wijs iemand aan, ook al is het voor een paar uur per maand.
Oude data meenemen. De verleiding is groot om alles te migreren. Een opgeschoonde set van je actieve klanten is meer waard dan een complete import met tien jaar vervuiling.
Te veel maatwerk te vroeg. Zoho kan veel aanpassen. Doe dat pas als je drie maanden met de standaardinrichting hebt gewerkt en weet wat er echt knelt.
Wat levert het op bij een klein team?
De winst zit zelden in tijdsbesparing per handeling. Die zit in het niet meer kwijtraken van dingen: een offerte die niemand opvolgt, een klantvraag die in een mailbox blijft hangen, een afspraak die niet in het dossier staat.
In een klein bedrijf kost zo n gemiste opvolging direct omzet, omdat er niemand anders is die het alsnog oppakt.
Waar begin je?
Tel je huidige abonnementen en kies de drie apps hierboven. Dat is genoeg om binnen een maand te zien of het werkt.
Bronnen en productinformatie
- Zoho One, overzicht, officiële productinformatie
- Zoho One, applicaties, officiële productinformatie